COMPETITION NOTICE

The Canadian High Commission in Dhakaseeks a self-reliant, motivated and reliable team player for an Administrative Assistant position (LE-05).

Selection Zone
Open to:

• All current employees of the Canadian High Commission in Bangladesh. 
• The general public eligible to work in Bangladesh.

All applicants must:

• Meet all of the mandatory qualifications stated below.
• Complete the online form available on www.bdjobs.com website; submit a resume (CV) and cover letter by the closing date.
• Email subject should be –“Applying for the position of Administrative Assistant”.

Mandatory Qualifications:
Candidates must demonstrate how they meet the mandatory qualifications in the application form with specific examples.

Education: 
Bachelors’ degree from a government recognized university.

Languages:    
Fluent in English (comprehension, written, spoken) and advanced knowledge of Bangla (comprehension, written, and spoken)

Experience:       

• Minimum two years recent* working experience providing logistic, travel arrangements and administrative support in an office environment
• Minimum two years recent* working experience in customer service

* Recent experience is defined as normally acquired within the last three (3) years.

Computer Skills:

• Ability to accurately preparecharts tables or plans in word, PowerPoint or Excel.
• Ability to use outlook email software to send messages and schedule meetings, as well as manage the calendars of others.
• Ability to organize and participate in video conferencing meetings using software such as MS Teams, WhatsApp, Zoom and Webex.

Rated Qualifications:

Knowledge:

• Knowledge of standard office procedures and practices
• Knowledge of modern IT systems
• Knowledge of Bangladeshi geography and transportation options

Abilities:

• Ability to effectively communicate orally and in writing in English and in Bangla (this may be assessed using your CV and cover letter)
• Ability to work independently with minimal supervision
• Ability to proactively raise issues to supervisor before they become problems
• Ability to prioritize tasks in order of importance
• Ability to sort and respond to correspondence in a timely way

• Ability to use a smartphone efficiently.

Personal Suitability:

• Strong planning and organizational skills
• Adaptability and Flexibility
• Judgement
• Initiative and autonomy
• Client focus
• Teamwork and Cooperation
• Integrity
• Discretion

Asset Qualifications:
Preference may be given to candidates who have the following asset qualifications:

• University degree in Business studies, Public Administration or equivalent.
• 5+ years of working experience providing administrative support in an office environment
• Significant experience in a similar role in a diplomatic mission or an international organization
• Experience in customer service
• Experience working in a multicultural environment
• French language skills

Operational requirements          

• Occasional overtime may be required – evenings, weekends if necessary – sometimes on short notice.

Job Summary:

The  Administrative Assistant (LE-05) provides daily administrative support and services to the Political Counsellor or/and the Head of Aid; provides and creates information and/or documentation; provides support for ongoing program activities; responds to service requests from clients and performs other duties as required.
Supports mission’s programs on all aspects of logistics related to Ministerial and VIP visits.
Work is performed under general supervision of the Political advisor.  Comprehensive knowledge of office routines, procedures prioritizing of multiple demands, projects and tasks; provides services to internal and external clients; researches and compiles data and maintains databases; manages events and logistics. The incumbent’s actions impact on program operations and the image of the High Commission and therefor must be professional.

Selection Procedure (PLEASE READ):

• All applications will be carefully reviewed against the mandatory and asset qualifications of each position. Candidates who do not meet the mandatory qualifications will be eliminated from consideration for the position(s) for which they applied.
• All communications related to this process will be conducted by email only. It is the candidate’s responsibility to confirm their coordinates, ensure that they can receive emails from the High Commission, and to check their emails regularly.
• Only selected candidates will be contacted for further assessment, which may include:
• An interview with a series of questions designed to evaluate the essential qualifications.
• Tests/exams may be conducted to assist the selection board in assessing the applicant’s qualifications, skills and language ability.
• Reference verifications shall be conducted as a part of the hiring process, and candidates will be required to submit at least three (3) references, including their current supervisor.
• A verification of education diplomas and degrees may be conducted.

Conditions of Employment (MUST BE MET):

• To be eligible to work in Bangladesh
• Ability to obtain and retain a reliability security clearance from the government of Canada

The appointment of the successful candidate will be subject to a Reliability Check (RC) obtained by High Commission management. To conduct the RC, the candidate will have to submit the following documents in addition to other information as required should they be selected by the mission.

Please do not submit these documents with your initial job application

• Police clearance certificate (Character Certificate)
• Letter of recognition from your bank stating your name, years of client service and your address
• Professional and educational certificates and mark sheets (i.e., academic transcripts)
• Passport or birth certificate

How to apply:
In order to apply, please email the following information to dhakaHR@international.gc.ca by the deadline:

• The title of the position should be included in the subject line of the email.
• The application form must be completed in full and attached.
• The CV/resume and cover letter should not be longer than 4 pages.
• No other documents should be attached to the email. 

Failure to submit the required information and documents, or submitting documents not requested, will result in the rejection of your application.

Only applications received at the above address before the final date of submission and timewill be considered. Hard copy applications will not be accepted.

AVIS DE COMPÉTITION

Le haut-commissariat du Canada à Dhaka recherche un joueur d'équipe autonome, motivé et fiable pour un poste d'adjoint administratif (LE-05).
Zone de sélection

Ouvert à :

• Tous les employés du Haut-commissariat du Canada au Bangladesh
• Toutes les personnes autorisés à travailler au Bangladesh

Tous les candidats doivent:

• Répondre à tous les critères essentiels énoncés ci-après;

• Compléter le formulaire de candidature que vous trouverez sur le site web  www.bdjobs.com, soumettre un curriculum vitae et une lettre de présentation.
• Indiquer sur le formulaire de candidature le ou les postes pour lequel vous posez votre candidature
• Le sujet du courriel devrait se lire comme suit : candidature pour le poste d’Assistant administratif.

Exigences essentielles
Les candidats doivent clairement démontrer sur le formulaire de candidature comment ils rencontrent les exigences essentielles.

Études :
Baccalauréat d’une université reconnue par le gouvernement.

Langues:
Maîtrise de l'anglais (compréhension, écrit, parlé) et connaissance avancée du bangla (compréhension, écrit et parlé)
Expérience:

• Expérience professionnelle récente* d’au moins deux ans dans la logistique, l’arrangement de voyages et le soutien administratif dans un bureau.

• Expérience professionnelle récente* d’au moins deux ans de la prestation des services aux clients

* On entend par expérience récente toute expérience normalement acquises au cours des trois (3) dernières années.
Connaissances informatiques :

• Capacité de préparer adéquatement des tableaux, chartes et documents sur Word, Excel et PowerPoint.
• Capacité d'utiliser le logiciel de messagerie Outlook pour envoyer des messages et planifier des réunions, ainsi que pour gérer les calendriers des autres.
• Capacité d'organiser et de participer à des réunions de vidéoconférence à l'aide de logiciels tels que MS Teams, WhatsApp, Zoom et Webex.

Exigences évaluées:
Connaissances :

• Connaissance des pratiques et procédures habituelles du travail de bureau

• Connaissance des systèmes informatiques modernes
• Connaissance de la géographie du Bangladesh et des options de transport

Compétences/ Habiletés:

• Capacité de communiquer efficacement en anglais et en bengla, verbalement et par écrit(cela peut être évalué à l'aide de votre CV et lettre de motivation).
• Capacité à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision.
• Capacité à soulever proactivement les problèmes au superviseur avant qu'ils ne deviennent des problèmes.
• Capacité de prioriser les tâches en fonction de leur importance.
• Capacité à trier et répondre au courrier à l’intérieur des délais.
• Capacité d'utiliser un smartphone efficacement.

Compétences personnelles

• Grand sens de l’organisation et de la planification
• Adaptabilité et flexibilité
• Jugement
• Esprit d’initiative et autonomie
• Souci du service à la clientèle
• Esprit d’équipe et de collaboration
• Intégrité 
• Discrétion

Qualifications constituant un atout  
La préférence pourrait être accordée aux candidats/candidates qui possèdent les qualifications suivantes : 

• Diplôme universitaire en études commerciales, en administration publique ou équivalent.
• 5 ans et plus d’expérience de travail en tant que soutien administratif dans un environnement de bureau.
• Expérience significative dans un rôle similaire dans une mission diplomatique ou une organisation internationale.
• Expérience en service client.
• Expérience de travail dans un environnement multiculturel.
• Compétences en français.

Exigences opérationnelles       
La personne choisie pourrait être appelés à faire des heures supplémentaires à l’occasion – soirs, fin de semaine, parfois avec un court préavis.

Processus de sélection (à lire attentivement):

• Toutes les candidatures seront soigneusement examinées pour déterminer si les candidats satisfont aux qualifications essentielles. Les candidats qui ne satisfont pas aux exigences essentielles seront éliminés du processus pour le(s) poste(s) postulés.

• Les communications relatives à ce processus se feront par courriel. Il incombe à chaque candidat de s’assurer que ses coordonnées sont exactes et à jour. Les candidats sont priés d’indiquer une adresse courriel qui accepte les messages de l’ambassade, et devraient vérifier leurs courriels de façon régulière.
• Seuls les candidats choisis seront contactés pour une évaluation plus poussée, qui pourrait comprendre :
• une entrevue avec des questions évaluant les exigences essentielles;
• des tests/examens qui pourraient être administrés afin d’évaluer les connaissances, les qualifications, les habiletés linguistiques et les qualités personnelles des candidats; 
• une vérification des références, qui sera effectuée au cours du processus d’embauche, et les candidats devront soumettre le nom de trois (3) références incluant un superviseur actuel; d’autres références pourraient aussi être contactées au besoin;
• une vérification des antécédents scolaires pourrait être réalisée.

Conditions d’emplois (doivent être satisfaites):

• Avoir le droit de travailler au Bangladesh
• Capacité d’obtenir et de maintenir une cote de sécurité (niveau fiabilité) du gouvernement du Canada

La nomination des candidatures choisies sera sujette à une vérification de fiabilité (VF) effectuée par la direction. Afin de faire les vérifications de fiabilité (VF), le candidat devra soumettre les documents.

NE PAS SOUMETTRE CES DOCUMENTS AVEC VOTRE DEMANDE DE CANDIDATURE

1. certificat de police;
2. lettre d’introduction de votre banque établissant votre nom, l’ancienneté de votre relation avec la banque et votre adresse; 
3. diplômes professionnels et académiques et relevés de notes;
4. pièce d’identité (passeport ou permis de conduire).

Comment postuler 
Pour poser votre candidature, veuillez envoyer les documents suivants dûment rempli avant la date de clôture à : dhakaHR@international.gc.ca

1. le titre du poste en question dans la ligne indiquant l’objet du courriel;
2. le formulaire de demande de candidature doit être complété en entier et inclus en fichier attaché
3. le CV et la lettre de présentation, qui ne doivent pas compter plus que cinq pages, au maximum;  
4. ne joignez pas d’autre pièce.

Votre candidature sera rejetée si vous ne respectez pas cette exigence ou si vous fournissez des documents non requis.
Seules les candidatures reçues à l’adresse ci-dessus avant l’heure et la date de clôture seront considérées. Les candidatures présentées sur papier ne seront pas acceptées.